Hoofdlijnen van de archiefvorming en organisatie.
Heemkronijk jaar:1979, jaargang:18, nummer:4, blz.124 -128
HOOFDLIJNEN VAN DE GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMING EN ORGANISATIE
door: K.G.J. Laurijssens
W a t z i j n a r c h i e v e n?
Etymologisch gezien, kan er over de herkomst van het woord "archief" niet al te veel verschil van mening bestaan, archivum in het latijn, archeion in het grieks, kan met het afgeleid denken van arché, hetgeen overheid betekent.
Met archeion, archivum wordt het overheidsgebouw bedoeld, waarin die overheid haar belangrijke documenten c.q. staatsstukken bewaart, maar ook de verzameling archiefbescheiden zelf; kortom het begrip archief als gebouw en verzameling.
Hiermee is echter niet duidelijk gemaakt wat men nu eigenlijk onder een archief, als verzameling van stukken, moet verstaan.
De Nederlandse archiefterminologie laat hierover geen onduidelijkheid bestaan en formuleert het begrip als volgt: "Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen en opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend functionaris en naar hun aard bestemd om onder dat bestuur of die functionaris te berusten".
M.a.w. een archief is altijd de papieren neerslag van de werkzaamheden van een bepaalde instelling of persoon. Zorgvuldige lezing van deze de- finitie zal het duidelijk maken dat een "documentaire verzameling" of een "bibliotheek" geen archief kan en mag genoemd worden omdat de inhoud overal vandaan en op allerlei wijzen verkregen is, maar ook vervreemd kan worden. Een archief daarentegen vormt een duidelijk organisch geheel en geeft inzicht in de beleidsvoering en het organische functioneren van de archiefvormende instantie.
Het zal duidelijk zijn, aan de hand van de eerder genoemde definitie, dat pas dan van archiefvorming kan worden gesproken als aan twee essen- tiële voorwaarden wordt voldaan, te weten a) de aanwezigheid van een bestuurlijk apparaat in de ruimste betekenis van het woord en b) de kundigheid tot het vastleggen van bestuurlijke handelingen i.c. schrift.
De Germanen die wel een vorm van bestuur en rechtspraak bezaten, maar de schrijfkunst niet machtig waren en bovendien de gewoonte hadden om alles mondeling door te geven, vormden dus geen archief. De oude Assyriërs, Babyloniërs, Egyptenaren, Grieken en Romeinen voldeden aan beide voorwaarden en vormden bijgevolg wel archief.
De aard van het materiaal waarop zij schreven en dat als drager van gegevens dienst deed, zoals wastafels, kleitabletten, papyrus en papier, deed en doet ook naar huidige archivistische maatstaven niet veel ter- zake, zolang zij hun handelingen maar registreerden. Met betrekking tot de houdbaarheid en bewaring tot in lengte van jaren is de aard van het materiaal natuurlijk wel belangrijk. In verband hiermee bestaat een in- teressante theorie, die zegt dat er een correlatie zou bestaan tussen enerzijds het gewicht en de houdbaarheid van het toendertijd gebruikte dragermateriaal en anderzijds de vorm en de omvang van het gebied waarover het archiefvormend bestuur haar gezag uitoefende. Het zal in verband hiermee duidelijk zijn dat boodschappen, verordeningen, decreten e.d. op kleitabletten geschreven minder houdbaar zijn doordat ze sneller breken, heel wat beperkender werken op de actieradius van de boodschapper en bijgevolg minder ver en in ieder geval met veel meer moeite op de plaats van bestemming arriveren dan met papier het geval zou zijn.
O v e r z i c h t v a n h e t a r c h i e f w e z e n t o t 1 7 9 5.
In ons land kunnen de geestelijke instellingen als de oudste archief- vormende instanties worden aangewezen. Het waren m.n. de kloosters die na de val van het Westromeinse Rijk de vlam van de beschaving in Europa brandend hielden en de schrijfkunst bleven beoefenen en ontwikkelen.
Toen ten tijde van de Karolingers de bestuursorganisatie zich begon te ontwikkelen, waren het dan ook de kloosters die de broodnodige en vakbekwame schrijvers leverden. Hoe belangrijk deze kloosterlingen waren, moge blijken uit de betekenis van het woord klerk, dat afgeleid is van clericus, wat geestelijke betekent. Waren het aanvankelijk de pauselijke en keizerlijke kanselarijen, die een uitvoerige administratie voerden, ook de bisschoppen, hertogen, graven en uiteindelijk de steden zagen spoedig de noodzaak van secretarieën, griffies en schrijfkamers in. De aanzet tot archiefvorming over een breed front was een feit. De middeleeuwen gaven een snelle ontwikkeling, toename en verdere specialisatie te zien van de overheidsbemoeiing en er vormden zich rechtbanken, leenkamers, domein- en rekenkamers, die ieder hun eigen archief vormden.
Het notariaat, dat na de val van het Westromeinse Rijk in Zuid-Europa was blijven bestaan en aanvankelijk alleen door geestelijken werd be- diend, maar sinds de 15e eeuw steeds meer leken binnen haar gelederen begon te tellen, nam naast de schepenbank de uitoefening van de voluntaire rechtspraak voor haar rekening. Iedere archief-onderzoeker of hij zich nu bezig houdt met sociale- of economische geschiedenis of met genealogie zal onder voorbehoud het geweldig belang, dat deze notariële archieven vertegenwoordigen, willen onderschrijven.
Spanje, met zijn politieke machtsgroei in de 15e en 16e eeuw, komt de eer toe als eerste tot een centrale berging van de archieven van de Kroon en andere centrale organen te zijn overgegaan. Eind 16e eeuw werd Simancas als eerste archiefdepôt van de Spaanse monarchie en de organen Van de Kroon van Castilië aangewezen.
Het Vaticaan volgde begin 17e eeuw met als archiefdepôt het imponerende Castel San Angelo. In de 18e eeuw waren het het Rusland van Peter de Grote en Oostenrijk, het laatste land met het door keizerin Maria Theresia in 1749 gecreëerde, wereldberoemde Haus- Hof- und Staatsarchiv.
De concentratie van archieven in Engeland, Frankrijk en Nederland kwam betrekkelijk laat tot stand, hetgeen echter geenszins wil zeggen dat deze landen hun archieven verwaarloosden. Nederland volgde in zekere zin Frankrijk na de revolutie en Engeland kwam pas in 1852 met de instelling van het Public Record Office, nadat reeds in 1838 daartoe een wet was aangenomen.
Al deze genoemde archiefdepôts hadden als instellingen enkel en alleen ten doel het dienen van het administratief belang, het verschaffen van een overzicht en inzicht in de rechten van de regerende familie, de Kroon en de staat en waren als zodanig streng taboe voor het publiek. Het zou geruime tijd duren alvorens de historicus, de recht- en bewijs- zoekende burger zonder enige belemmering tot de bronnen werden toegelaten. Geheimhouding en exclusiviteit waren archivistische basisprincipes.
O v e r z i c h t v a n h e t a r c h i e f w e z e n v a n a f 1 7 9 5.
De franse revolutie had ingrijpende gevolgen voor de positie van de ar- chieven, want niet langer ontleende het archief haar raison d'être en- kel en alleen aan haar administratief belang.
Voor het eerst werd erkend dat archieven een grote historische waarde vertegenwoordigen en dat openbaarheid, zij het voorlopig nog met de nodige restricties, het middel was om deze bron effectief te kunnen aan- boren. In navolging van de ontwikkeling in Frankrijk werd ook in Neder- land een begin gemaakt met de opbouw van een archiefdienst. In 1802 werd de oud-pensionaris van Gouda, Mr. Hendrik van Wijn, benoemd tot "Archivaris der Bataafse Republiek" en met deze benoeming laat men het Nederlands archiefwezen ontstaan. Van een centrale berging was echter nog geen sprake. In 1812 kwam Napoleon op het onzalige idee om de archieven van alle ingelijfde landen naar Parijs te laten overbrengen waar een enorm depôt in gereedheid was gebracht. De val van de Corsicaanse collectioneur onderbrak gelukkig de reeds in gang gezette overbrenging en "'s-Lands-Archivarius". Van Wijn kon in 1814 beginnen met het bijeenbrengen op het Binnenhof van alle oude archieven van de Staat. Langzaam begon dit depôt van het Rijksarchief zich te vullen en vele, voor de beoefening van de vaderlandse geschiedenis, belangrijke archivalia kwamen boven water of werden van geplande vernietiging gered.
In 1829 werd een begin gemaakt met de praktische verwezenlijking van het begrip openbaarheid. In dat jaar werden n.l. de archivarissen bij ministerieel reglement gemachtigd om toegang tot de archieven te ver- lenen aan "alle bij hun bekende en vertrouwde personen, die in het al- gemeen belang geschiedkundige nasporingen wenschen te doen" en even verder werd nog eens duidelijk gestipuleerd dat het begrip openbaarheid beslist niet van toepassing was op stukken "welke niet geschikt zijn om licht over de geschiedenis te verspreiden, doch welker inhoud enkel van belang kan zijn voor eenigen tak van administratie of wel voor bijzondere personen". Het zou nog tot 1918 en eigenlijk tot 1962 duren alvorens de openbaarheid wettelijk afdoend werd geregeld.
In de rij van rijksarchivarissen verdient de naam van de in 1854 benoemde dr.R.C. Bakhuizen van den Brink een speciale en eervolle vermelding. Onder hem werden de archieven naar een eigen gebouw overgebracht, het archiefbestand geweldig uitgebreid met aanwinsten via aankoop en schenking en evolueerde het Rijksarchief tot het middelpunt van de vaderlandse geschiedsbeoefening. In de loop der 19e eeuw werd ook op provinciaal niveau, in navolging van het Rijk, een begin gemaakt met de oprichting en de aanstelling van archivarissen. Zo wees een enquette in 1847 uit, dat de provincies Holland, Gelderland, Zeeland, Utrecht, Friesland, Overijssel Groningen, Drenthe en de steden 's-Hertogenbosch, Amsterdam, Leeuwarden Kampen en Zutphen over wetenschappelijk archiefpersoneel beschikten. Noord-Brabant en Limburg volgden respectievelijk in 1862 en 1866.
In de periode 1877-1888 gingen echter alle provinciale archieven gelei- delijk in handen van het Rijk over en heetten in het vervolg Rijksar- chieven in de provincie, bestemd voor de bewaring van de archief-bescheiden van de provinciale organen en van de voormalige gewestelijke en departementale besturen.
In tegenstelling tot Rijk en gemeente bezaten de provincies niet langer een eigen openbare archiefbewaarplaats. Bakhuizen van den Brink zag de noodzakelijkheid in van het scheppen van een wettelijke basis voor het archiefwezen, maar alle pogingen en initiatieven, o.a. van de in 1891 opgerichte Vereniging van Archivarissen, strandden aanvankelijk.
Met de benoeming van prof.mr. R. Fruin in 1912 kwam er schot in de zaak en met de totstandkoming van de Archiefwet 1918 werd de openbaarheid wettelijk vastgelegd en kwamen er regels m.b.t. de zorg voor de archieven (d.w.z. het nakomen door de overheidsorganen van de verplichting om hun archieven in goede en geordende staat te bewaren), het toezicht op die zorg, de vernietiging, beveiliging, en de opleiding tot wetenschappelijk archiefambtenaar. Toch werd al spoedig duidelijk dat in deze wet voor wat betreft de openbaarheid en overbrenging, het accent te veel op de oude archieven van vóór 1813 lag en dat aanvulling en aanpassing noodzakelijk was. Het is de Archiefwet van 1962 met het Archiefbesluit van 1968, dat tal van uitvoerings-maatregelen bevat, waarop het huidige archiefwezen is geschraagd. In deze wet is o.a. een verdere uitbreiding van de openbaarheid bewerk-stelligd, aan de opleiding van het personeel een wettelijke basis gegeven, voorzien in de instelling van een archiefraad, welke in zaken het archiefwezen rakend, aan de minister gevraagd en ongevraagd adviezen geeft, de overbrenging na een termijn van 50 jaar algemeen en meer verplicht geregeld, de benoeming van een provinciaal archief-inspecteur gebiedend voorgeschreven en last but not least de zorg en het toezicht op de zorg voor de archieven beter geregeld. Dat de ont- wikkelingen snel gaan, blijkt wel uit het feit dat men al weer denkt aan een herziening van de archiefwet van 1962 en dat met de gedachte ge- speeld wordt om de Rijksarchieven in de provincie weer onder de provinciale besturen terug te brengen.
Een verheugend verschijnsel van de laatste decennia is de snelle opkomst vooral in de provincie Noord-Brabant, van de streekarchivaten. Een voorbeeld dat inmiddels ook in de andere provincies navolging vindt. De streekarchivaten, die dus naast de Rijks- en gemeentear-chieven opereren, zijn speciaal aantrekkelijk voor de kleine gemeenten, die op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen van 1949, gezamenlijk een archivaris kunnen aanstellen. Het net van archief-instellingen dat zich aldus over het land begint te spannen, wordt steeds dichter en dat mag ook wel als men de toenemende publieke belang-stelling en de toevloed van overheidsarchieven in aanmerking neemt. Niet langer alleen papier wordt door de overheidsadministraties gebruikt, maar ook film en de mogelijkheden van de electronica vinden meer en meer toepassing. Het behoeft geen betoog dat het bewaren en "afspelen" van dit materiaal problemen oproepen, waaraan inmiddels nationaal en internationaal druk wordt gesleuteld.
K.G.J. Laurijssens, Ass. streekarchivaris in het Kwartier van Oisterwijk.