De archiefwet
Heemkronijk jaar:1980, jaargang:19, nummer:2, blz.48 -50
DE ARCHIEFWET
door: T. van der Aalst
De eerste wettelijke regeling voor het archiefwezen kwam bij ministe-rieel reglement in 1829. In dit reglement werd door de minister van Binnenlandse Zaken het beginsel van de openbaarheid van archieven voor het eerst geïntroduceerd. Partikulieren kregen inzage in archiefbescheiden van de overheid. De beheerders van de rijks-, provinciale- en gemeente-archieven werden gemachtigd om “alle bij hun bekende en vertrouwde personen, die in het algemeen belang geschied-kundige nasporingen wenschen te doen" toe te laten. In feite was de openbaarheid slechts voor enkele personen gerealiseerd. Een recht op inzage van de stukken door de burger was er niet. In de praktijk kwam van deze “openbaarheid" niet veel terecht. De bediening van het ambt van archivaris was in vele gevallen slechts een bijbaantje. In de schaarse vrije tijd werd er iets aan ordening van archieven gedaan.
In 1903 volgde een verplichting voor de rijksarchivarissen de hun beken- de en vertrouwde personen toe te laten. De eis van onderzoeken in het algemeen belang uit het reglement van 1829 verviel. De opbouw van het archiefwezen was echter zo ondoorzichtig dat een wettelijke regeling node werd gemist. De eerste Archiefwet was op komst. Reeds in 1906 belastte de Vereniging van Archivarissen in Nederland zich met het ontwerpen van een Archiefwet. Het zou nog tot 1918 duren voor deze wet in het Staatsblad kwam. Over het geheel genomen heeft de Archiefwet 1918 goed gewerkt. Toch waren er enkele leemten. Zo ontbrak er een algemene verplichting tot regelmatige overbrenging van de archieven van na 1813, terwijl evenmin bepalingen waren opgenomen t.o.v. afgedwaalde archiefstukken. In 1938 werd reeds de eerste stoot tot de oprichting van een nieuwe Archiefwet gegeven.
De Archiefwet 1962 regelde voor het eerst in de wet wat onder archief- bescheiden dient te worden verstaan; schiep waarborgen dat de overheidsarchieven bij de betreffende organen blijven berusten; algemene verplichting tot overbrenging van archieven naar een archiefbewaarplaats; onderwerping van de bouw van archiefbewaar-plaatsen van gemeenten en waterschappen aan de goedkeuring van Gedeputeerde Staten; gaf een wettelijke basis aan de opleiding van archiefambtenaren; stelde een Archiefraad in om de minister gevraagd of ongevraagd over het archiefwezen te adviseren; opneming van strafbepalingen en de verplichte benoeming van een provinciale archiefinspekteur.
De Archiefwet 1962 verplicht de overheidsorganen (rijk, provincie, ge- meenten en andere organen) zorg te dragen voor hun archief-bescheiden. Deze zorg strekt zich uit over alle archieven. Jonge zowel als oude. Deze zorg houdt onder meer in dat zij moeten zorg dragen voor de benoeming van deskundig personeel, goede materiële voorzieningen (archiefbewaarplaatsen) en voldoende financiële middelen. De zorg berust bij de dagelijkse besturen. Met het aanstellen van personeel wordt het beheer van de archieven uitgeoefend. De beheerders van de jonge archieven (archiefverzorgers of regisstratoren) en de oude archieven (archivarissen). Is bij de gemeenten en waterschappen geen archivaris benoemd dan is de sekretaris de beheerder. De hogere overheden zijn verplicht een archivaris te benoemen. (Algemene rijksarchivaris en de rijksarchivarissen in de provincies). De provincie benoemt een provinciale archiefinspekteur. De oude provinciale archieven worden naar de rijksarchiefbewaarplaatsen over gebracht. De provinciale inspekteur heeft toezicht op de zorg voor de archief-bescheiden van de provinciale organen en oefent namens Gedeputeerde Staten toezicht uit op de zorg voor gemeente- en waterschapsarchieven. De gemeenten en waterschappen hebben geen verplichting om een archivaris aan te stellen. Om evenwel te kunnen beantwoorden aan de in de Archiefwet 1962 verankerde openbaarheid van archiefbescheiden dient een archivaris te worden benoemd. Pas dan kan het historische archief permanent worden beheerd, geïnventariseerd en toegankelijk gemaakt. Het publiek heeft dan de mogelijkheid archieven onder toezicht te raadplegen.
Vooral het beheer van de archieven van lagere overheden laat door slechte zorg wel eens te wensen over. Gelukkig vinden in de provincie Noord- Brabant steeds meer gemeenten elkaar in het gezamenlijk doen beheren van hun archieven. Deze samenwerkingsvorm (gemeen-schappelijke regeling) heet streekarchivariaat. Vooral voor kleinere gemeenten is het de aangewezen weg om toch iets voor de oude archieven te doen. Noord Brabant telt thans 9 gemeentelijke archiefdiensten en 10 streekarchivariaten.
In deze provincie worden nagenoeg alle gemeente-archieven beheerd door een archivaris en is een dekkend net van archiefdiensten bijna bereikt. Noord Brabant steekt bij de overige provincies in ons land duidelijk gunstiger af.
Behalve het beheer over de oude archieven, het toegankelijk maken, publiceren en het helpen van bezoekers heeft de gemeente- of streekarchivaris het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. Deze archieven worden straks immers zijn erfgoed. Het is dan ook zaak op de hoogte te zijn van archiefordening, vernietiging etc. Met zijn vakbroeders, de registratoren (verzorgers van de jonge archieven) houdt hij intensief kontakt. De overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen dient voorbereid te worden. Vooral regelmatige vernietiging is noodzakelijk om archieven hanteerbaar te maken en te houden. Taken, die in het verleden bij de lagere overheden niet of nauwelijks uit de verf kwamen. Vooral deze overheden krijgen de rekening gepresenteerd van jarenlange stiefmoederlijke behandeling van archieven.
Met het toenemen van de publieke belangstelling voor archieven dient ook de openbaarheid zoveel mogelijk te worden geeffektueerd. Met name bij streekarchivaten - de archivaris zwerft rond over de aangesloten gemeenten - is die openbaarheid niet geheel gerealiseerd. Een oplossing kan worden gevonden in het centraliseren van de archieven op één plaats. Bezoekers kunnen dan permanent terecht, hebben de beschikking over de bibliotheek en werkt de archivaris een stuk efficiënter. Het bijeenbrengen van alle historische archieven van de streek, m.n. de archieven van gemeenten (rechterlijk ) die nog op het rijksarchief berusten, behoort dan ook tot de mogelijkheden.
Momenteel is een kommissie Nota Archiefbeleid werkzaam met als opdracht de minister van C.R.M. te adviseren m.b.t. een principiële herziening van de Archiefwet 1962. Vooral de archieven van lagere overheden hebben de aandacht. Mochten we reeds eerder konstateren dat het vooral buiten deze provincie droevig is gesteld, veel kans op verbetering is er niet. In vele gevallen vinden de besturen het maar veel geld voor "die ouwe troep". (Natuurlijk is een zwembad veel belangrijker. Persoonlijk zie ik ook liever dat mijn dochtertjes kunnen gaan zwemmen i.p.v. archiefonderzoek te kunnen verrichten). Met het toenemen van de publieke belangstelling voor archieven op weten-schappelijk niveau en bij wijze van zinvolle vrijetijdsbesteding, belangstelling vanuit het onderwijs enz. hebben archieven een nieuwe dimensie gekregen.
Een van de aanbevelingen van de genoemde kommissie is het verplicht aanstellen van een archivaris voor gemeenten. Ook kan deze aanstelling in de vorm van een gemeenschappelijke regeling gerealiseerd worden. Persoonlijk zag ik graag dat bij een keuze voor een gemeenschappelijke regeling van gemeenten onderling (eventueel met waterschappen) een verplichting tot centralisatie wordt opgenomen. Bij de totstandkoming van een dekkend net van gemeente- en streekarchiefdiensten kunnen de rechterlijke , notariële archieven en de kerkelijke doop-, trouw-, en begraafboeken naar de gemeenten terugkeren. De aantallen bezoekers aan deze archieven zullen hierdoor wat toenemen.
Laten we hopen dat de belangstelling voor de archieven als kultureel erfgoed en administratieve basis van rijk-, provincie-, gemeente- en waterschapsbesturen, juist in deze internationale archiefweken en
daarna, van deze besturen de aandacht en waardering krijgen die ze verdienen