De archivaris en zijn werk
Heemkronijk jaar:1980, jaargang:19, nummer:3+4, blz.74 -76
DE ARCHIVARIS EN ZIJN WERK
door: A.L. de Graaff
In dit artikel zal nader ingegaan worden op de taak van de gemeente- archivaris. Burgemeester en wethouders dragen ingevolge artikel 23 van de Archiefwet 1962 zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Deze zorg houdt onder meer in de verantwoordelijkheid voor de veilige bewaring in voldoende bergruimten, een behoorlijke inrichting van deze ruimten, de aanstelling van personeel voor het beheer van de in genoemde ruimten opgeslagen archiefbescheiden en de uitvaardiging van voorschriften voor het beheer. Het beheer van de archiefbescheiden is opgedragen aan de gemeentearchivaris, of, indien deze niet mocht zijn benoemd, aan de gemeentesekretaris.
In vele gemeenten is het beheer opgedragen aan een streekarchivaris, die de archieven van meerdere gemeenten en/of waterschappen beheert. De belangrijkste taak van de archivaris is het ordenen en beschrijven van de aan hem toevertrouwde archieven. Immers, de archieven die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn openbaar, zodat iedereen die mag raadplegen. Maar dan moeten deze natuurlijk wel toegankelijk zijn. Dit inventariseren is vaak een zeer tijdrovende bezichheid en eist een voldoende mate van historisch inzicht, kennis van de archivistiek, het kunnen lezen van het oude schrift e.d. Vandaar dat er een speciale opleiding bestaat voor archivaris. Deze opleiding wordt gegeven aan de Rijksarchiefschool te Utrecht. De schriftelijke neerslag van deze arbeid is de inventaris. Hierin vinden we een systematische opsomming van de zich in het betreffende archief bevindende bestanddelen. Aan de hand van de inventaris zijn de archiefstukken in de bewaarplaats gemakkelijk terug te vinden. Meestal wordt raadpleging van de stukken zelf nog vergemakkelijkt doordat als bijlagen van de inventaris, indices op persoonsnaam, plaatsnaam , perceelsnaam en dergelijke zijn opgenomen.
Voor wie en waarom wordt dit werk nu gedaan? Wie zijn er gebaat bij goed verzorgde en goed toegankelijke archieven? Dat zijn natuurlijk op de eerste plaats de gemeenten zelf. Immers in deze archieven liggen de rechten en de verplichtingen van de gemeenten verankerd; op vroeger genomen besluiten moet teruggegrepen kunnen worden. Daarnaast zijn in de archieven gegevens te vinden die van belang kunnen zijn bij bepaalde jubilea (het zoveel jarig bestaan van de gemeente bijvoorbeeld), het samenstellen van gedenkboeken, fotoboeken en het geven van straatnamen. Maar ook voor de burger liggen in de archieven rechten geborgen. Denken we alleen maar eens aan de registers van de burgerlijke stand en de zogenaamde retro-akta van de burgerlijke stand. Tijdens de laatste wereldoorlog is het belang hiervan nog eens gebleken toen bepaalde inschrijvingen konden beslissen over leven en dood. De oude archieven worden het meest gebruikt voor de geschiedbeoefening, hetzij uit professie, hetzij uit liefhebberij (heemkunde). Maar ook beoefenaren van andere takken van wetenschap, zoals sociologen, economen, geografen e.d. maken in toenemende mate gebruik van de archieven. Voor filologen kunnen de archieven stof bevatten voor hun taalstudie en naamkunde. Voor medici kunnen de akten van de burgerlijke stand van belang zijn voor hun onderzoekingen naar de erfelijkheid. Architekten kunnen uit de archieven gegevens halen voor de restauratie van oude gebouwen.
Deze veelzijdige belangstelling is er de oorzaak van, dat het ontvangen en begeleiden van de bezoekers en het verstrekken van inlichtingen een belangrijk onderdeel is van de taak van de archivaris. In elk van de gemeenten binnen het gebied van de heemkundekring bestaat voor bezoekers de mogelijkheid de archieven te raadplegen in een daartoe bestemde ruimte.
Schriftelijke inlichtingen kunnen ook worden ingewonnen, indien persoonlijke raadpleging van de stukken voor betrokkene min of meer onmogelijk is. Tevens bestaat de mogelijkheid om tegen betaling van de kostprijs fotocopieën te ontvangen van archiefstukken.
Een andere belangrijke taak van de archivaris bestaat uit de materiele verzorging van de stukken. Het is wel duidelijk, dat lang niet alle stukken de eeuwen ongeschonden hebben overleefd. Het opslaan in het verleden op vaak vochtige zolders, ongedierte en soms ook oorlogshandelingen hebben hun sporen in de archieven achtergelaten. De grote archiefdiensten beschikken over gekwalificeerd personeel voor het opnieuw inbinden van uit elkaar gevallen banden en voor het restaureren van aangetast papier e.d.
In onze gemeenten is dit (nog) niet het geval. In voorkomende gevallen kan echter in beperkte mate gebruik worden gemaakt van de diensten van grotere archiefdiensten. De archiefstukken welke momenteel in de gemeentelijke administratie worden geproduceerd zijn bestemd om na maximaal 50 jaar overgebracht te worden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, indien zij tenminste voordien niet voor vernietiging in aanmerking zijn gekomen. Het ligt daarom voor de hand dat de wetgever in de archiefwet ook ten aanzien van deze stukken voor de archivaris een taak heeft weggelegd. Ingevolge genoemde wet heeft de archivaris namelijk de taak de archiefbescheiden welke nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en dus nog onder de administratie berusten, te inspekteren. In dit verband vindt er regelmatig overleg plaats tussen de archivarissen en de chefs van de afdelingen interne zaken of registratuur, onder wie de nog niet overgebrachte archiefbescheiden berusten. De archivaris ziet daarbij speciaal toe op de gebruikte materialen zoals papier e.d. en de wijze van berging van bedoelde bescheiden. De brandvrije en vochtvrije berging heeft daarbij zijn speciale aandacht. Tevens kan hij van advies dienen m.b.t. de methode van archiefordening.
Voorts heeft iedere archivaris de beschikking over een bibliotheek van vakliteratuur. Deze bibliotheek staat in voorkomende gevallen ook ter beschikking van de bezoekers voor raadpleging ter plaatse.
Aanvulling en katalogisering van deze bibliotheek vindt steeds plaats. Naast de officiële archieven beschikken de gemeenten nog over vaak zeer interessante documentatieverzamelingen zoals kranten, plaatselijk- e weekbladen, kaarten, ansichtkaarten, foto‘s e.d. Uitbreiding ervan vindt plaats door schenkingen van particulieren, reproduktie van tijdelijk ter beschikking gesteld fotomateriaal en vooral ook door het fotograferen van objekten en situaties in de gemeente die verloren dreigen te gaan. De laatste jaren wordt van de archivaris steeds meer verlangd dat hij een edukatieve taak gaat vervullen bij het aktiveren van de historische belangstelling.
Naast de hierboven geschetste taken heeft de archivaris vanouds een eretaak. Deze bestaat uit het bewerken en uitgeven van de belangrijkste van de onder zijn beheer berustende archiefbescheiden in bronnen publiekaties, het schrijven van boeken en tijdschriftartikelen, o.a. in onderliggend heemkundeblad.
Moge het bovenstaande een bijdrage zijn om wat meer inzicht te krijgen in de taken die de archivaris zijn opgedragen en in de daaruit voortvloeiende werkzaamheden en er zodoende toe bijdragen dot de drempelvrees, die bij een gedeelte van het publiek nog bestaat, ook al wordt die de laatste jaren steeds minder, volledig wordt weggenomen.